Mať poriadok v pracovných záležitostiach a dokumentoch môže byť niekedy náročné. Obzvlášť vtedy, ak pracujete z domu a ste na voľnej nohe. Byť freelancerom má veľa výhod a určite je oslobodzujúce, že vám na krk nedýcha žiaden šéf. To však znamená, že na seba musíte byť prísni dvakrát toľko, aby ste mali efektívny systém v tom, čo robíte.
Mnohí z vás, ktorí čítate tento článok, určite nemajú v láske papierovačky, riešenie úradných záležitostí či organizáciu dokumentov. Niet sa čomu čudovať, keďže nie ste firma s 20 zamestnancami, ktorí majú rozdelené pracovné úlohy. Máte toho síce menej, ale bez správnej organizácie sa vám môže zo všetkých povinností a papierov zatočiť hlava. Ako si spraviť prehľadný poriadok v dokumentoch?
Zaobstarajte si dostatok organizérov
I keď žijeme v internetových časoch a väčšina ľudí si zvykla všetko ukladať do počítača a dokumenty posielať online, je mimoriadne dôležité poistiť sa a mať všetko čierne na bielom. Vystavené faktúry, zmluvy o diele, úradné dokumenty, výpisy z účtu a podobné záležitosti majte aj v tlačenej forme. Nikdy totiž neviete, čo sa môže stať. Ako na potvoru môžete z ničoho nič stratiť údaje, nepôjde vám elektrina a problém je na svete.
Všetky tlačivá však musíte mať správne zorganizované, prípadne archivované, ak sa vám už v šuflíkoch pomaly, ale isto hromadia. Ideálne by bolo, aby ste mali v zásobe obaly na dokumenty, ktoré si môžete fixou označiť podľa toho, čo do nich budete zakladať. Pri organizácii vám pomôže aj farebné rozlíšenie obalov. To vám pomôže udržať si prehľad a vedieť,čo sa kde nachádza. Keď sa vám toho nakopí viac, poslúžia vám archivačné krabice, do ktorých tieto obaly uložíte.
Ako ich zoradiť?
Keď už bude všetko vytriedené a označené, je čas jednotlivým krabiciam, zakladačom a obalom určiť miesto. Tie, ktoré používate pravidelne, umiestnite blízko vašej pracovnej plochy, aby ste sa k nim mohli kedykoľvek bez problémov vrátiť. Na archivačné krabice s dokumentmi, ktoré sú staré viac ako rok a určené na dlhodobú archiváciu, si zaobstarajte regál. Takto si udržíte vo veciach systém a pri práci vás nebude rušiť neporiadok v domácej pracovni alebo v kancelárii.
A ešte k tomu zoradeniu. Môžete sa rozhodnúť pre abecedné, číselné alebo chronologické zoradenie od najstarších po najnovšie dokumenty. Je len na vás, ktorý systém si vyberiete, každému vyhovuje niečo iné.
Hľadáte zakladače, organizéry či krabice na všetky papiere? Kliknite na www.emba.shop a zaobstarajte si kvalitné a odolné obaly, vďaka ktorým nebudete mať v práci chaos.
Zdroj: https://unsplash.com/
